E-Rechnung archivieren: GoBD, Frist & Format
E-Rechnungen müssen wie alle Rechnungen aufbewahrt werden — aber mit einer Besonderheit: Es zählt das strukturierte Original, nicht der Ausdruck.
Wie lange? Seit 2025 acht Jahre
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (Buchungsbelege) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Geändert wurden § 147 Abs. 3 AO und § 14b Abs. 1 UStG.
- In Kraft seit: 01.01.2025.
- Gilt für: alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war.
- Ausnahme: bei BaFin-beaufsichtigten Unternehmen (Banken, Versicherer) greift die Verkürzung ein Jahr später.
In welchem Format? Das Original-XML
Die E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden — die XML-Datei unverändert und maschinell auswertbar. Wichtig:
- Ein Ausdruck oder eine umgewandelte PDF reicht nicht.
- Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML der maßgebliche Teil und muss erhalten bleiben — die gesamte PDF/A-3 mit aufbewahren.
Was die GoBD verlangt
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern …) fordern für die gesamte Aufbewahrungszeit drei Eigenschaften:
| Grundsatz | Bedeutung |
|---|---|
| Echtheit der Herkunft | Der Aussteller ist eindeutig feststellbar. |
| Unversehrtheit des Inhalts | Die Rechnungsdaten dürfen nicht verändert werden. |
| Lesbarkeit | Die Rechnung bleibt jederzeit darstellbar. |
Praktisch heißt das: Speichere die Originaldatei in einem System, das Änderungen ausschließt oder protokolliert, und stelle sicher, dass du das XML über die gesamte Frist wieder lesbar anzeigen kannst.
Tipp für die Praxis
Lege eingehende und ausgehende E-Rechnungen direkt nach Empfang bzw. Versand in einem revisionssicheren Ablagesystem ab — getrennt von Bearbeitungskopien. Vor der Ablage lohnt sich ein kurzer Check, ob die Rechnung gültig ist; ungültige Rechnungen solltest du reklamieren, bevor du sie verbuchst.
Du kannst jede Datei vor der Archivierung lokal im Browser öffnen und prüfen — ohne Upload.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt — gültig für alle am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufenen Belege.
In welchem Format muss ich E-Rechnungen archivieren?
Im strukturierten Originalformat. Das XML muss unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML der maßgebliche Teil und mit aufzubewahren.
Reicht ein Ausdruck oder eine PDF als Archiv?
Nein. Ein Ausdruck oder eine umgewandelte PDF erfüllt die Anforderungen nicht. Es muss die originale, unveränderte XML-Datei aufbewahrt werden.