E-Rechnung für Freelancer & Freiberufler: Pflicht?

Aktualisiert: 2026-06-25

Viele Selbständige fragen sich, ob die E-Rechnungspflicht überhaupt für sie gilt. Die klare Antwort: Ja. Freelancer und Freiberufler sind umsatzsteuerlich ganz normale Unternehmer.

Du bist Unternehmer im Sinne des UStG

Ob Entwicklerin, Texter, Designerin oder Berater — für die Umsatzsteuer gibt es keine Sonderrolle für Freiberufler. Damit gelten die gleichen Regeln wie für jeden anderen Betrieb:

• Seit 01.01.2025: Du musst E-Rechnungen empfangen und lesen können.
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht bei über 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle übrigen — also auch für die meisten Solo-Selbständigen.

Den vollständigen Zeitplan findest du unter E-Rechnung Fristen.

Die Ausnahme: Kleinunternehmer

Bist du zugleich Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahr ≤ 25.000 €, laufendes Jahr ≤ 100.000 €), darfst du nach § 34a UStDV deine Rechnungen dauerhaft als PDF oder Papier ausstellen. Empfangen musst du E-Rechnungen aber trotzdem. Details unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

So stellst du als Freelancer um

1. Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach genügt. Eingehende XML kannst du im Browser öffnen und prüfen.
2. Format wählen: XRechnung für reine Datenrechnungen, ZUGFeRD, wenn der Kunde die Rechnung auch als PDF sehen will. Der Vergleich hilft bei der Wahl.
3. Versand vorbereiten: Du brauchst keine teure Buchhaltungssoftware. Eine E-Rechnung lässt sich kostenlos erstellen.

Kein Grund zur Panik

Für Freelancer ist die Umstellung meist unkompliziert: wenige Rechnungen, einfache Strukturen. Probiere den gesamten Ablauf — erstellen, prüfen, exportieren — direkt im Browser aus. Keine Anmeldung, kein Upload.